خلاصه ای از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت

عوامل تاثیر گذار بر نوع سیستم اطلاعاتی مورد نیاز:

1- نوع صنعت یا تجارت

2- جایگاه ان در چرخه عمر صنعت

3- اندازه وساختار سازمان

 4- وضعیت فعلی فناوری

5- سبک مدیریت

6- وسعت جغرافیائی

7- تاثیرات سیاسی واقتصادی

مراحل رشد سازمان وسیستم اطلاعاتی مرتبط:

1-    رشد از طریق خلاقیت

2-    رشد از طریق هدایت

3-    رشد از طریق تفویض اختیار

4-    رشد از طریق هماهنگی

5-    رشد از طریق همکاری

سطوح سه گانه نیازمندیهای اطلاعاتی:

1-اطلاعات مورد نیاز سازمان

2-اطلاعات مورد نیاز پایگاه داده

 3-اطلاعات مورد نیاز سیستم کاربردی

انواع مدل:

1-    مدل تجسمی: حالت فیزیکی یک سیستم که از نظر اندازه متفاوت با واقعیت آن است.مانند مدل یک ماشین ویا ماکت یک ساختمان.

2-    مدل قیاسی:از نظر ظاهر شبیه سیستم واقعی نیست ولی مانند آن رفتار می کند و از مدل تجسمی خلاصه تر است. ما نند نمودار سازمانی یا نقشه جغرافیا.

3-    مدل ریاضی: زمانیکه پیچیدگی روابط زیاد باشد بطوریکه نتوان آنها را در قالب دو مدل قبلی نشان داد یا ارائه آنها در قالب این دو مدل پر زحمت وزمانبر باشد از روشی خلاصه تر یعنی کمیت، فرمول ،محاسبه ومنطق (مدل ریاضی) استفاده می شود.

مزایای مدلها:

1-    کوتاه کردن زمان(شبیه سازی سالها عملیات طی چند ثانیه).

2-    تغییر وکنترل ساده تر مدل نسبت به واقعیت.

3-    هزینه آنالیز مدل بسیار کمتر از سیستم واقعی است.

4-    پایینتر بودن هزینه اشتباهات در آزمایش مدل نسبت به واقعیت.

5-    با مدلسازی خطرات محیطهای غیر قابل اطمینان محاسبه میشود.

6-    در مدلهای ریاضی تعداد نامحدودی از راهکارها بررسی میشوند.

7-    مدلها باعث بهبود یادگیری واموزش افراد میشوند.

فرایند مدلسازی:زمانیکه در یک سازمان مشکلات ومسائل گوناگونی بوجود میاید مدیران سازمان برای حل آن مشکلات از شیوه ها وروشهای مختلفی می توانند استفاده کنند مانند روشهای سعی وخطا ،شبیه سازی ،بهینه سازی واکتشافی.

آزمون وخطا(Trial-and-error):در این روش روی سیستم واقعی آزمایشهایی انجام می شود واینکار آنقدر ادامه پیدا می کند تا پس از خطاهای مکرر آزمایش به نتیجه برسد.اگر تعداد راهکارها وهزینه ناشی از خطا زیاد باشدونیز محیط عامل تغییر باشد این روش جوابگو نخواهد بود.

شبیه سازی(simulation):این روش بر اساس داده های گذشته وپیشنهادی انجام می گیرد وایجاد مدل با هدف دستیابی به نتایجی مانند سود یا زیان کل ،درصد مشتریان ناراضی و... صورت میپذیرد.از مزایای این روش سرعت بخشیدن به عملیات یا تغییر مقدار سفارشات است ولی هیچ تضمینی وجود ندارد که در آزمایشات گوناگون نتیجه نهایی مقدار بهینه باشد وهمچنین بخاطر استفاده از افراد متخصص هزینه ایجاد وآزمایش مدل بالا می باشد.

بهینه سازی(optimization): در این مدل میزان سفارش بهینه طی چند ثانیه پیدا میشود و داده های ورودی ،خروجیهای مورد نظر  ورابطه ریاضی به صورت دقیقی مشخص شده است.عیب این روش دراین است که فقط زمانی که مسئله ساخت یافته ومعین باشد می توان از آن استفاده کرد.

اکتشافی(heuristics): در این روش برای تعیین مقدار سفارش دو راه وجود دارد راه اول: تعیین میزان موجودی بر اساس معدل تقاضای روز قبل

 راه دوم: تعیین موجودی براساس تقاضای همانروز در هفته گذشته.

 

  

تعریف سیستم اطلاعات:

سیستمی که برای کاربران سازمان داده یا اطلاعات فراهم میکند که اگر در این سیستم از کامپیوتر استفاده شود به ان سیستم اطلاعات مکانیزه می گویند.

سیر تکامل سیستمهای اطلاعات:

1-پردازش داده( دوره 1950)

2-سیستم اطلاعات مدیریت(1960-مسایل ساختار یافته)

3-سیستم حمایت از تصمیم(1970-مسایل نیمه ساختار یافته)

4-سیستم خبره(1980-مسایل ساختار نیافته)

5-سیستم اطلاعات مدیریت عالی(1980-مسایل ساختار نیافته)

6- سیستم تصمیم گروهی(1990)

7-شبکه عصبی مصنوعی(1990)

سیستم اطلاعات مدیریت   : (MIS)      

 سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل وعملکرد سازمان است که از طربق ارائه گزارشهای خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش میدهد.

تصمیم گیری مدیریتی وسیستمهای اطلاعاتی:

مدیر نخستین وبزرگترین تصمیم گیرنده در سازمان است که در تمام فعالیتهای وی فرایند تصمیم گیری وجود دارد با توجه به تغییرات سریع وپیچیدگی محیطی که مدیران دران به فعالیت مشغولند استفاده از سیستم های اطلاعاتی مناسب برای مدیران امری حیاتی است.این تغییرات میتوانند بر تصمیم گیری یک مدیر به اشکال گوناگون تاثیر بگذارند:

1-توسعه فناوری وسیستم های ارتباطی باعث بوجود امدن تعداد راهکارهای بیشتر می شود.

2-پیچیدگی وحجم عملیات اتوماسیون و... باعث بوجود امدن خطا در جندین بخش سازمان شده که هزینه زیادی ناشی از خطای بوجود امده به سازمان تحمیل می شود.

3-امکان دارد دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری مشکل باشد در حالیکه باید به سرعت تصمیم ها گرفته شوند.

4-افزایش بازارهای جهانی ، مصرف کنندگی ، مداخله دولت وکاهش ثبات سیاسی، عدم قطعیت در مورد اینده را به دنبال دارند.

مدیران وحمایتهای کامپیوتری:

امروزه فناوریهای کامپیوتری به شکل گسترده ای در فعالیتهای مدیران نفوذ کرده و میتوانند بازه ای از پردازشهای مراوده ای تا بررسی وتجزیه وتحلیل وحل مسایل را پوشش دهند وبطور کلی در مهمترین وظیفه یک مدیر یعنی تصمیم گیری بکمک وی بیایند.

دلایل نیاز به سیستم های مکانیزه حمایت از تصمیم :

1-    محدودیتهای فکری بشر در پردازش وذخیره سازی

2-    محدودیتهای دانش

3-    کاهش هزینه

4-    حمایت فنی

5-    حمایت از کیفیت

6-    حاشیه رقابت_مهندسی مجدد

فناوریهای اصلی حمایت از تصمیم:

1-سیستم حمایت از تصمیم(DSS) 2-سیستم حمایت از تصمیم گروهی(GDSS) 3-سیستمهای اطلاعات مدیریت عالی(EIS) 4-سیستمهای خبره(ES) 5-شبکه های عصبی مصنوعی(ANN) 6-سیستمهای حمایت ترکیبی

تعیین چهارچوبی برای حمایت از تصمیم:

فرایندهای تصمیم گیری شامل سه نوع تصمیمات ساختار یافته(قابل برنامه ریزی)، نیمه ساختار یافته ،ساختار نیافته(غیر قابل برنامه ریزی)است.فعالیتهای مدیریت نیز شامل سه قسمت برنامه استراتزیک، کنترل مدیریت، کنترل عملیاتی می باشد.از ترکیب این تصمیمات وفعالیتها حالتهای مختلفی بوجود می اید که برای هر حالت یک یا چند سیستم اطلاعاتی جوابگو می باشد.برای مثال زمانیکه تصمیم از نوع ساخت یافته باشد سیستمهای MIS، OR، TPS، DP  جوابگو است یا اگر نیمه ساخت یافته باشد DSS مناسب میباشد.

مفهوم سیستمهای حمایت ازتصمیم(DSS):

این سیستمها،منابع انسانی (اگاهیهای فردی) را با قابلیتهای کامپیوتری ترکیب میکنند تا باعث ارتقاء کیفیت تصمیم گیریها مخصوصا در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند.

مزایای DSS: 1- کیفیت بالاتر تصمیم گیری 2- بهبود ارتباطات 3-کاهش هزینه 4- افزایش بهره روی 5- صرفه جوئی در زمان 6- بهبود رضایت مشتری وکارمند .

سیستم حمایت از تصمیم گروهی(GDSS):

حجم زیادی از تصمیمات اصلی سازمان توسط گروهها گرفته میشود ازانجاییکه گرداوری یک گروه در یک مکان و زمان معین مشکل وهزینه بر است و بر گزاری این جلسات گروهی نیز زمان زیادی را میطلبد ونتایج تصمیم گیریها در حد متوسط است برای رفع این مشکلات از فناوری اطلاعات(IT) استفاده می شودکه عنوانهای مختلفی مانند سیستمهای حمایت از تصمیم گروهی را دارا می باشد.

سیسنم اطلاعات مدیریت عالی(EIS):

این سیستمها برای اهداف زیر بوجود امده اند:

1-    ایجاد دیدگاهی سازمانی از عملیات سازمان2-ایجاد یک واسطه نزدیک به کاربر در انواع سبکهای تصمیم فردی 3- تهیه کنترلهای کارا وبه موقع  4- دسترسی سریع به اطلاعات دقیق 5-متمایز، فشرده ودنبال کردن داده ها واطلاعات حساس 6- تعیین مسائل

سیستمهای خبره(ES):

در این نوع از سیستم، خبرگی وتخصص از فرد متخصص به کامپیوتر منتقل می شود . این دانش در کامپیوتر ذخیره می شود وهنگام نیاز کاربر از ان استفاده می کند. ES میتواند مانند یک متخصص به خوبی استنباط کند وبه نتیجه مناسبی برسد

شبکه های عصبی مصنوعی(ANN):

در فناوریهای قبلی از اطلاعات ودانش موجود در کامپیوتر که از افراد متخصص گرفته میشود استفاده می کردیم ولی چون دسترسی به اطلاعات به سادگی امکان پذیر نیست تصمیم گیرندگان باید از تجربه های خود در شرایط گوناگون گذشته استفاده کنند .در این سیستم کامپیوتری امکان یادگیری از تجربه های گذشته وجود دارد وبه این طریق مسایل حل میشود .

سیستمهای پشتیبانی ترکیبی(HSS):

برای حل مسایل سازمان تصمیم گیرندگان می توانند از ترکیب چند فناوری اطلاعاتی استفاده کنند .بنابراین بایستی از یکپارچه سازی این سیستمها استفاده کرد که اگر درجه یکپارچگی بالا باشد ابزار تصمیم گیری سیستمی ترکیبی است که در اختیار کاربر قرار میگیرد.

 ارزش اطلاعات ناشی از تغییر انها در تصمیم گیریهاست. به همین منظور اطلاعات باید دارای مشخصات زیر باشند: 

الف) به موقع بودن 

ب) مناسبت

ج) دقت 

د) جزئیات 

ه) تکرار

 و) قابلیت فهم

سیستمهای ارتباطات:

از قسمتهای زیر تشکیل می شود:

1-منبع(فرستنده پیام) 2- کد گذاری(طریقه برقرار کردن ارتباط)3- کانال(واسطه انتقال اطلاعات) 4- اختلال( تفاوت بین پیام فرستنده وگیرنده) 5- کد گشائی(فرایند فهم پیام) 6-  مقصد(گیرنده پیام) 7- افزونگی(استفاده بیش از حد از نمادها در پیام)

الزامات سیستم:

 

1-مورد اعتمادبودن(طراح کارفرما تجهیزات)

 

2-در دسترس بودن

3-قابل انعطاف بودن:یعنی اینکه سیستم بتواند در شرایط رشد متغیر پیشرفت تکنولوی با شرایط جدید همخوانی داشته باشد.

 

4-برنامه زمانی استقرار(خدمات سازمان دوام برنامه دوام پرسنل)

 

5-عمر مورد انتظار و امکان رشد

 

6-قابلیت تعمیر و نگهداری

 

اجزای سیستم:

 

1- داده ها مواد اولیه خروجی هر سیستم اطلاعاتی به شمار می آيند.

 

2- فرایند مجموعه ای از اعمال منطقی برای تبدیل ورودی هر سیستم به خروجی آن.

 

3- خروجیها(در این درس اطلاعات) شامل مواد پردازش شده مورد نیاز ساز مانی که سیستم در آن قرار دارد می باشد.

 

4- بازخورد(روابط کنترلی) شامل مجموعه فرامینی است که با تاثیر بر روی سه جزء دیگر منجر به رفع نقص وبهبود خروجی می شود.

نکته:از مجموع روابط (Relationships) در یک سیستم ارتباطاتCommunications)) بوجود می اید.