مدیریت صنعتی - تجزیه و تحلیل سیستمهای اطلاعاتی

همراه :

تجزيه و تحليل و طراحي سيستم يک ابزار مديريتي محسوب مي‌شود که بوسيله آن مي‌توان سيستمي‌هاي کسب و کاري مختلف را ايجاد کرده، بهبود يا تغيير داد. با استفاده از اين ابزار مي‌توان ضمن شناخت جنبه‌هاي مختلف سيستم، چگونگي کارکرد و نحوه تعامل و ارتباط اجزاي آن با يکديگر، اقدام به اصلاح، بهبود، طراحي يا بازطراحي سيستم‌هاي کسب و کاري نمود. در واقع تجزيه و تحليل سيستم‌ها از ابزارهاي اساسي مديريتي در تغيير سازمان‌ها در راستاي بهبود عملکرد آنها محسوب مي‌گردد.

مطالب اين نوشتار شامل سه بخش اصلي است؛ بخش اول مروري بسيار کوتاه بر مهمترين مفاهيم مديريت و سازمان و رويکرد سيستمي به مديريت است. بخش دوم نيز اختصاص به شناخت مباني سيستم و معرفي مفاهيم اصلي آن دارد. بخش سوم و آخر اين نوشتار نيز به معرفي مباني تفکر سيستمي اختصاص يافته است.

بخش اول : سازمان و مديريت

مقدمه:

تجزيه و تحليل و طراحي سيستم‌هاي کسب و کاري در فضاي سازمان‌ها شکل مي‌گيرد. از اينرو لازم است نگاهي گذرا بر مفاهيم اساسي سازمان و مديريت داشته باشيم. البته انتظار مي‌رود دانشجويان اين درس، مطالعات مقدماتي را در اين زمينه در درس‌هايي مانند اصول و مباني سازمان و مديريت انجام داده و مطالعات تکميلي را در اين زمينه پيگيري نمايند.

1-1 سازمان

1-1-1 تعريف:

تعاريف مختلفي از سازمان ارائه شده است. براي مثال جونز سازمان را "وسيله خلق ارزش که نيازهاي انساني را ارضا مي‌نمايد و شامل دانش، ارزش‌ها و چشم‌انداز جمعي است، تعريف مي‌کند." و يا دراکر سازمان را يکپارچه‌سازي دانش‌هاي تخصصي در يک کار مشترک مي‌داند. اما يکي ا ز جامع‌ترين تعاريف از سازمان از سوي ريچارد دفت ارائه شده است. بنابر تعريف وي سازمان يک پديده اجتماعي هدفمند است که بصورت آگاهانه سازمان‌دهي شده و داراي مرز‌هاي مشخصي است.

براساس تعاريف فوق مشخص مي‌شود که همه سازمان‌ها

داراي هدف هستند؛

به خلق ارزش براي رفع نيازهاي بشر مشغول‌اند؛

يک پديده اجتماعي هستند؛

آگاهانه سازمان‌دهي شده‌اند؛

داراي دانش تخصصي هستند؛

ارزش‌ها و فرهنگ خاص خود را دارند؛

و در نهايت مرز مشخصي دارند.

اهداف بنيادي همه سازمان‌ها حفظ، بقا و رشد است. سازمان‌ها متعلق به زمان ما نيستند. آنها در طول تاريخ وجود داشته و مهمترين پديده‌هاي زمان حاضر نيز هستند. سازمان‌ها شالوده اساسي جوامع را شکل مي‌دهند. سازمان‌هاي اقتصادي در قالب شرکت‌ها دولتي يا خصوصي بخش بسيار بزرگي از مبادلات تجاري جهان را انجام مي‌دهند. سازمان‌هاي سياسي کشورهاي مختلف جهان و يا سازمان‌هاي سياسي بين المللي قواعد بازي در سياست را شکل مي‌دهند. سازمان‌هاي غير انتفاعي و غير دولتي بخش اعظم فعاليت‌هاي اجتماعي را در دنيا انجام مي‌دهند. سازمان‌ها بخش اعظم منابع در دسترس کره زمين را تحت اختيار دارند و با تغيير شکل آنها، اقدام به خلق ارزش (کالاها/خدمات) مي‌نمايند.

رويکردهاي مختلفي در مطالعه سازمان و مديريت وجود دارد. يکي از قوي‌ترين و مهمترين آنها رويکرد سيستم‌هاي باز است. در اين رويکرد سازمان به مثابه يک سيستم باز در نظر گرفته مي‌شود که براي دستيابي به اهداف خود، منابع را از محيط گرفته و با تغيير و تبديل آنها به ايجاد و خلق ارزش براي ذينفعان خود مي‌پردازد. شکل شماره 1-1 رويکرد سيستم‌هاي باز به سازمان را به تصوير کشده است.

شکل1-1: رويکرد سيستم‌هاي باز به سازمان

1-1-2 مدل کسب وکار و سازمان:

هر سازماني براساس يک مدل کسب و کاري شکل مي‌گيرد. مدل کسب و کار (طرح کسب و کار) مکانيزمي است که از طريق آن يک کسب و کار (Business) درآمد (Revenue) و سود (Profit) ايجاد مي‌کند. در واقع، مدل کسب و کار نشان دهنده نحوه برنامه‌ريزي شرکت براي خدمت به مشتريانش است که شامل استراتژي و اجرا مي‌باشد. مدل‌هاي کسب و کار در کلي‌ترين حالت به مدل‌هاي کسب و کار خدماتي و مدل‌هاي کسب و کار توليدي تقسيم بندي مي‌شوند. مدل يا طرح کسب و کار نشان مي‌دهد که سازمان:

چگونه مشتريانش را انتخاب مي‌کند؛

چگونه پيشنهادات (محصول / خدمت) خود را تعريف کرده و آنرا از بقيه متمايز مي‌سازد؛

چگونه براي مشتريانش مطلوبيت ايجاد مي‌کند؛

چگونه مشتريان را بدست آورده و حفظ مي‌کند؛

چگونه وارد بازار مي‌شود؛ (استراتژي ارتباطي يا ترفيعي و استراتژي توزيع)

چگونه وظايفي را که بايد انجام شوند تعرف مي‌کند؛

منابع خود را چگونه صورت‌بندي مي‌کند؛

چگونه سود بدست مي‌آورد.

1-1-3 تئوري و طراحي سازمان:

دانش تئوري و طراحي سازمان درپي پاسخ‌‌گويي به سوالاتي مانند بهترين طرح سازماني چه طرحي است؟ و چگونه مي‌توان يک سازمان اثربخش طراحي و راه‌اندازي نمود؟ ودر زمان حاضر، که سازمان‌ها شاهد چالش‌هاي فزاينده زير هستند، اهميتي روز‌افزون مي‌يابد.

رقابت جهاني؛

تلاطم سازماني؛

تجارت و کسب و کار الکترونيکي؛

مديريت اطلاعات و دانش؛

تنوع؛

اخلاق و مسئوليت اجتماعي؛

مينتزبرگ هر سازمان را به پنج بخش تقسيم مي‌کند. طرح سازمان تحت تاثير ترکيب اين بخش‌ها در سازمان است. شکل شماره 1-2 تقسيم‌بندي مينتزبرگ از اجزا سازمان را نشان ‌مي‌دهد.

شکل 1-2: پنج بخش اصلي در هر سازمان

هسته فني (Technical Core) : کار اصلي سازمان را انجام مي‌دهد که همان تبديل داده‌ها به بازداده‌ها است.

ستاد فني (Technical Support) : براي هسته فني نوآوري کرده و به سازمان در تغيير و انطباق کمک مي‌کند.

ستاد اداري (Administrative support): مسئول حفظ منابع انساني و فيزيکي سازمان است.

مديريت ارشد (Top Management): مسئول و تعيين‌ کننده مسير، استراتژي، اهداف و خط‌مشي‌هاي کل سازمان.

مديريت مياني (Middle Management): مسئول اجرا و هماهنگي در سطح واحد‌هاي سازماني.

در طراحي سازمان هم بايد به ابعاد ساختاري و هم ابعاد محتوايي توجه داشت. ابعاد ساختاري به ويژگي‌ها و مشخصه‌هاي دروني سازمان مانند درجه تمرکز، رسميت و پيچيدگي مربوط مي‌شود. اما ابعاد محتوايي به زمينه و بستر طراحي سازمان مربوط مي‌شود و بر ابعاد ساختار نفوذ داشته و آنها را شکل مي‌دهد. شکل شماره 1-3 ابعاد محتوايي و ساختاري در طراحي سازمان را نشان مي‌دهد.

شکل1-3. ابعاد طراحي سازمان

براي بهينه‌سازي استفاده از منابع در سازمان‌ها و هدايت اثربخش ‌آنها براي دستيابي به اهداف‌شان، نيازمند سازوکار مديريت هستيم. زيرسيستم مديريت در هر سازمان، مهمترين زير سيستم محسوب مي‌شود. در ادامه نگاهي کوتاه به مهمترين مفاهيم مديريت خواهيم داشت.

1-2 مديريت:

اهميت سازمان‌ها ما را متوجه اهميت مديريت مي‌سازد. مديريت مهمترين جزء سازمان محسوب مي‌شود. مديريت مسئول تعيين اهداف و مسير آينده سازمان و هدايت آن در اين مسير براي دستيابي به اهداف تعيين شده اش مي باشد.

به ويژه، امروزه که شاهد آزاد‌سازي اقتصادي و گسترش جهاني شدن، رشد و توسعه بسيار سريع فناوري اطلاعاتي و ارتباطي (ICT)و شکل‌گيري اقتصاد شبکه‌اي و شبکه‌هاي ارزش و همچنين بازارهاي الکترونيکي (که خود موجب افزايش قدرت‌ چانه‌زني مشتري، يکپارچگي با تامين‌کننده‌گان و افزايش فشارهاي رقابتي مي شوند و زمينه را براي ايجاد و راه‌اندازي کسب و کارهاي الکترونيکي براساس مدل‌هاي کسب و کار الکترونيکي فراهم مي‌سازند) هستيم، نقش توانمندي مديريتي بعنوان مهمترين توانمندي سازمان‌ها براي حفظ بقا، توسعه و رشد بيش از پيش مشخص مي‌شود.

مديريت شامل يکسري از وظايف (برنامه‌ريزي و تصميم‌گيري، سازماندهي، رهبري و کنترل) است که از منابع سازمان (انساني، مالي، فيزيکي و اطلاعاتي) براي دستيابي به اهداف سازمان بصورت کارآمد و اثربخش استفاده مي‌کند. در واقع مديريت يعني دستيابي به نتايج (اهداف) با تخصيص و استفاده از منابع سازماني از طريق فرايند‌هاي برنامه‌ريزي، سازماندهي، هدايت و کنترل. در شکل شماره 1-4 چهارچوب مفهومي تعريف مديريت نشان داده شده است.

شکل 1-4: فرايند مديريت

مديريت براي هدايت و راهبري سازمان‌ها بايد قادر باشد کارها را از طريق ديگران به انجام برساند. و براي اين‌کار نيازمند انجام وظايف فوق است. ارتباط هريک از وظايف مديريتي در فرايند دستيبابي به اهداف سازمان در در شکل شماره 1-5 نشان داده شده است.

شکل 1-5: کارکردهاي مديريت

وظايف مديريت جدا از هم نبوده و نبايد آنها را بصورت خطي مانند آنچه در شکل شماره 4 نشان داده شده درک کرد. وظايف مديريت در ارتباط متقابل تودرتويي بايکديگر انجام مي‌شود. (شکل شماره 1-6)

شکل 1-6: ارتباط وظايف مديريتي با يکديگر

1-2-1 جايگاه تجزيه و تحليل و طراحي سيستم در مديريت:

مديران سازمان موظف‌اند که در عين حفظ تعادل سازمان، آنرا همراه با تغييرات فضاي کسب و کار خود تغيير دهند. زيرا هدف اساسي هر سيستم سازماني بقاست و براي دستيابي به اين هدف ناچار به هماهنگي و انطباق با محيط و شرايط محيطي است. هماهنگي و انطباق با محيط متغير، در بطن خود تغيير در سيستم را در برمي‌گيرد. اگر به هدف بقا، هدف رشد را نيز اضافه کنيم، که به‌نظر دومين هدف مهم هر سازمان زنده محسوب مي‌شود، لزوم پذيرش تغيير و همراستايي به تغييرات محيطي دوچندان مي‌گردد. وظيفه هدايت و راهبري تغييرات سازماني نيز بر عهده مديريت سازمان است. تجزيه و تحليل سيستمي نيز از ابزارهاي تحليلي بسيار قدرتمند مديريت براي راهبري تغييرات سازماني محسوب مي‌شود.

يکي از مهمترين و پيچيده‌ترين فعاليت‌هاي مديريتي سازمان‌دهي يا طراحي سازمان است. طراحي سازمان، فرايند پوياي تقسيم کار و ايجاد هماهنگي بين منابع سازمان براي اجراي استراتژي‌ها و برنامه‌هاي سازمان در راستاي دستيابي به اهداف سازمان است. سازمان‌ها بايد بطور مستمر معماري خود را با الزامات محيطي همراستا نمايند و براي اين‌کار لازم است تا توانمندي‌هاي مختلفي داشته باشند. مهمترين توانمندي سازمان در اين راستا توانمندي‌ پويايي است که بصورت توانايي سازمان در ترکيب ‌بندي مستمر منابع خود براي دستيابي به مزيت رقابتي تعريف مي‌شود.

توانمندي سازمان در تحليل و نگاه سيستمي از زيربناهاي توسعه توانمندي‌هاي پويايي در سازمان در فرايند مديريت، تجزيه و تحليل سيستم مي‌تواند بعنوان يک ابزار مفيد و موثر مورد استفاده قرار گيرد. بوسيله اين ابزار مديريت مي‌توان ضمن بازبيني و شناخت اهداف سازمان، راه‌ها و روش‌هاي مورد استفاده براي دستيابي به اين اهداف را در سازمان مورد بررسي قرار داده و تغييرات مناسب را در اهداف سازمان يا روش‌‌هاي دستيابي به اين اهداف به انجام رساند. در واقع مديريت از طريق فرايند تجزيه و تحليل و طراحي سيستم با استفاده از روش‌هاي علمي سعي مي‌کند سازمان و اجزاي ساختاري و محتوايي آنرا شناخته و سازوکارهاي مناسبي را براي دستيابي به اهداف سازمان طراحي و پياده‌سازي نمايد. اين فرايند کمک مي‌کند تا سازمان در اجراي عمليات خود توانمندي لازم را کسب نمايد. توجه کنيد که دستيابي به سطوح بالاي توانمندي در عمليات خود يک مزيت رقابتي بسيار ارزشمند است.

از ديگر کاربردهاي بسيار مهم تجزيه و تحليل و طراحي سيستم، افزايش ظرفيت حل مساله سازمان است. سازمان‌ها بطور مداوم با مسائل و مشکلات متعددي مواجه مي‌شوند که رفع آنها نيازمند تصميم‌گيري مديريتي است. حل تمامي اين مشکلات هيچوقت امکان‌پذيرنيست اما سازمان بايد توانايي خود در حل مسائل مهم را روز‌به‌روز افزايش دهد، توانمندي در تجزيه و تحليل سيستم، زيربناي چنين توانمندي است.

يکي از شناخته‌شده‌ترين و مهمترين کاربردهاي تجزيه و تحليل سيستم در توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي است. يک سيستم اطلاعاتي همان کاري را مي‌کند که سيستم عصبي در بدن انسان انجام مي دهد. توجه به اين نکته اهميت بسيار زياد اين‌گونه سيستم‌ها را در سازمان روشن مي‌سازد. توسعه هرنوع سيستم اطلاعاتي خود يک فرايند تجزيه و تحليل و طراحي سيستم محسوب مي‌شود که امروزه رويکردهاي مختلفي براي آن توسعه داده شده است. که يکي از معروف‌ترين انها رويکرد SDLC بوده و رويکرد شي‌گرا يکي ديگر از رويکردهاي توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي کامپيوتري محسوب مي‌شود.

بخش دوم: مباني سيستم

تحليل‌گري سيستم نيازمند مهارت‌هاي مختلفي است. يکي از مهمترين مهارت‌هاي هر تحليل‌گر سيستم، مهارت مفهومي و تحليلي وي است. که شامل مهارت درک سازمان و مديريت، مهارت‌هاي حل مساله و تفکر سيستمي و توانايي درک سيستمي سازمان است. بخش‌هاي دوم و سوم اين نوشتار سعي مي‌کند تا آغاز راه شما براي کسب مهارت در تفکر سيستمي باشد.

2-1 تعريف سيستم:

سيستم يک پديده است که موجوديت خود را از روابط متقابل بين اجزا خود حفظ مي‌کند. "سيستم مجموعه‌اي از اجزا و روابط ميان آنهاست که در پي کسب هدف مشخصي هستند. اين اجزا به همراه محيط خود يک کل را تشکيل مي‌دهند. " هيچ سيستمي ايستا نبوده و روابط متقابل اجزا آن مسئول شخصيت کلي سيستم هستند. شناخت و درک اين روابط در تحليل سيستم‌ها بسيار مهم‌تر از درک اجزا سيستمي به‌تنهايي است. سيستم‌ها مي‌توانند رفتارهايي از خود نشان‌ دهنده که مجموع اجزا بدون ارتباط با يکديگر هرگز قادر به آن نيستند.

2-2 نمايش هندسي سيستم:

براي نمايش هندسي سيستم معمولاً عناصر آن به همراه ارتباطات بين اين عناصر نشان داده مي‌شود. شکل شماره 2-1 نمايي از يک سيستم را نشان مي‌دهد

شکل شماره 2-1 شماي يک سيستم را نشان مي‌دهد.

البته در هيچ سيستم واقعي اجزا و عناصر سيستم با نظم فوق قرار نمي‌گيرند. بلکه هريک از اجزا يا عناصر سيستم مي‌تواند از نظر مکاني در هرجاي ممکن قرار داشته باشند، منوط به اينکه روابط حياتي بين عناصر همچنان باقي بماند. براين اساس شايد بهتر باشد براي نشان دادن هندسي يک سيستم از اشکالي مثل شکل شماره 2-2 نشان داد.

شکل شماره 2-2. شماي هندسي سيستم

2-3 مشخصه‌ها و عناصر سيستم:

هر سيستم داراي مشخصه‌هايي است که آنرا از ساير سيستم‌ها مشخص و قابل تشخيص مي‌سازد. در زمان تحليل سيستم‌ها نيز تحليل هريک از اين مشخصه‌ها از اهميت فراواني برخوردار مي‌باشد.

منظور از عناصر سيستم همان اجزاي سيستم هستند. عناصر سيستم‌ها خود سيستم‌ هستند که در زمره زير سيستم‌هاي سيستم اصلي قرار مي‌گيرند. در واقع هنگامي که بتوان عنصري از يک سيستم را بعنوان يک سيستم جداگانه در نظر گرفت، آن عنصر يک خرده سيستم يا زيرسيستم از سيستم بزرگتر محسوب مي‌شود.

در يک نگرش ايستا عناصر سيستم همان بخش‌ها يا زيرسيستم‌هاي سيستم هستند. در يک نگرش کارکردي بخش‌هايي که وظايف اساسي سيستم را برعهده دارند عناصر آن سيستم هستند.

بطور کلي مشخصه‌هاي زير را مي‌توان در موارد زير دسته‌بندي نمود:

زير سيستم‌ها؛ (Sub systems)

اجزا وابسته به‌هم؛ (Interrelated Components)

مرز سيستم؛ (Boundary)

هدف؛ (Purpose)

محيط؛ (Environment)

داده؛ (Input)

پردازش؛ (Process)

بازداده؛ (Output)

بازخورد؛ (Feedback)

محدوديت‌ها؛ (Constraints)

واسط؛ (Interface)

در ادامه برخي از عناصر و مشخصه‌هاي مهم سيستم تعريف شده‌اند.

2-3-1 ورودي‌ها:

هر چيزي که سيستم از محيط يا بازداده‌هاي خود دريافت مي کند را مي‌توان ورودي دانست. ماده، انرژي، انسان، محصول، خدمت و اطلاعات اشکال مختلف ورودي هستند. ورودي‌ها نيروي محرکه سيستم را تامين مي‌کنند و به سه نوع ورودي‌هاي زنجيره‌اي، ورودي‌هاي تصادفي و ورودي‌هاي بازخورد تقسيم مي‌شوند.

2-3-2 فراگرد (پردازش):

فرايندي است که در آنجا خروجي‌هاي سيستم ساخته و توليد مي‌شوند. در فرايند پردازش تغير و تحولاتي در ورودي‌هاي صورت گرفته و آنها را تبديل به خروجي مي‌کند. اگر بتوانيم دقيقاً فرايند تغيير و تبديل را مشاهده کرده و تحليل نماييم (بدانيم که در فرايند چه اتفاقي مي‌افتد) آنرا جعبه سفيد مي‌ناميم. اما اگر تحليل‌گر نتواند جريان تغيير و تحول را در طول فرايند پردازش به تفضيل بشناسد (اگر ندانيم در فرايند تبديل چه اتفاقي مي‌افتد) آنرا جعبه سياه مي‌ناميم.

2-3-3 خروجي‌ها:

هر آنچه که از خانه پردازش سيستم خارج مي‌شود، خروجي سيستم ناميده مي‌شود که مي‌تواند ماده، انرژي، کالا، خدمت يا اطلاعات باشد. خروجي‌ها انواع مختلفي دارند.

خروجي‌هايي که بطور مستقيم توسط سيستم‌هاي ديگر مصرف مي‌شوند.

خروجي‌هايي که در فرايند توليد همان سيستم در مرحله بعد مصرف مي‌شوند.

ضايعات. (همه سيستم‌ها تلاش مي‌کنند اين نوع خروجي را حداقل کنند)

2-3-4 بازخورد کنترلي:

بطور کلي دريافت اطلاعات از محيط را بازخور مي‌نامند. بازخوردها، ابزارهاي ايجاد تعادل در سيستم هستند. در واقع، بازخور فرايندي است که بخشي از بازداده‌ها به منزله داده وارد سيستم مي‌شود و موجب تعديل (افزايش يا کاهش) بازداده‌هاي بعدي مي‌شود. بازخور تک حلقه‌اي نوعي از بازخور است که براي کنترل دستيابي به هدف بکارگرفته مي‌شود. بازخور دو حلقه‌اي بازخوري است که به سيستم امکان کنترل و تغيير هدف را مي‌دهد. البته بازخور يا پس‌خور مهمترين مفهوم در روش تحليل پويايي سيستمي و سايبرنتيکس محسوب مي‌شود. براين اساس در بخش سوم اين مفهوم بيشتر توضيح داده شده است.

2-4 روابط در سيستم:

مسيرهاي ارتباطي عناصر سيستم با يکديگر را روابط مي‌نامند. در سيستم‌هاي پيچيده که هر عنصر آن يک خرده‌سيستم محسوب مي‌شود، روابط بر مسيرهاي پيونددهنده خرده سيستم‌ها دلالت دارد.

روابط موجود در سيستم را مي‌توان به سه دسته زير تقسيم نمود:

2-4-1 روابط حياتي (منطقي):

رابطه حياتي رابطه‌اي است که در صورت قطع آن سيستم‌هاي وابسته به ان نمي‌توانند به وظيفه خود عمل نمايند. اين رابطه مي‌تواند دو سويه (دوطرفه) يا يک‌سويه (يک‌طرفه) باشد.

2-4-2 رابطه هم‌‌افزايي:

نبود اين‌نوع رابطه مانع کارکرد سيستم نمي‌شود اما وجود آن کارکرد سيستم را به ميزان قابل ملاحظه‌اي افزايش مي‌دهد. رابطه هم‌افزايي باعث مي‌شود که با همکاري و تشريک مساعي تعدادي از خرده‌سيستم‌هاي نيمه مستقل، خروجي و بازده کل سيستم بيش از جمع بازده يا خروجي‌هاي هريک از خرده سيستم‌ها، درصورت عمل تنها و مستقل آنها، شود. بطور ساده هم‌افزايي يعني اينکه حاصل جمع تلاش جمعي دو زير سيستم که هريک 2 واحد نيرو دارند چيزي بيش از 4 شود.

2-5 پويايي سيستم:

سيستم‌ها در طول زمان تغيير مي‌نمايند. اين تغييرات دلالت بر پويايي سيستم دارند. سيستم‌هاي تغيرپذير را سيستم‌هاي پويا نيز مي‌نامند. روابطي که بين اجزا دروني سيستم و يا بين سيستم و محيط آن براي دستيابي به اهداف سيستم برقرار مي‌شوند، منشا اصلي اين تغييرات و پويايي‌ها هستند.

2-6 محيط و مرز سيستم:

هر سيستم علاوه بر عناصر دروني خود و روابط بين‌ آنها، با عناصري خارج از خود نيز سروکار دارد. محيط سيستم شامل اجزايي است که خارج از کنترل مستقيم و کامل سيستم هستند ولي بر عملکرد سيستم تاثير مي‌گذارند.از آنجا که عوامل محيطي خارج از کنترل سيستم قرار دارند، در تحليل‌هاي سازماني، محيط سيستم را مي‌توان يک عامل ثابت در نظر گرفت. ولي همين عوامل محيطي تاثير قابل ملاحظه‌اي بر عملکرد سيستم مي‌گذارند. براي تشخيص عامل محيطي، مي‌توان از دو شاخص زير استفاده کرد:

عامل؛ بايد خارج از محيط سيستم باشد

عامل؛ تاثير مهمي بر رفتار سيستم داشته باشد

رفتار سيستم تا حد زيادي – برخلاف رفتار عناصر آن- وابسته به محيط سيستم است. زيرا محيط همواره با سيستم سروکار دارد و بطور مستمر بر آن اثر مي‌گذارد. البته نمي‌توان پذيرفت که سيستم نمي‌تواند هيچ تاثير بر محيط خود داشته باشد. در واقع، سيستم‌ها نيز مي‌توانند تا حدودي بر ويژگي‌هاي عوامل محيطي خود تاثير بگذارند. چرچمن براي تشخيص عوامل محيطي 2 سوال زير را مفيد مي‌داند:

آيا عامل مورد نظر با هدف سيستم ارتباط دارد؟

آيا عامل مذکور تحت کنترل سيستم است؟

براساس سوال‌هاي فوق عوامل محيطي و سسيستمي را مي‌توان در ماتريس زير نگاشت کرد.

شکل 2-3: تشخيص نوع عوامل مرتبط با سيستم

	موثر	بي ‌تاثير
تحت کنترل	عامل سيستمي
خارج از کنترل	عامل محيطي

ماهيت ارتباط يک عامل با سيستم به نحوه اثر‌گذاري و تاثير‌پذيري آن بر (از) سيستم بستگي دارد. در شکل شماره 2-4 نمايي از يک سيستم نوعي و عوامل محيطي آن ترسيم شده است.

مرز سيستم جداکننده سيستم از محيط سيستم است. محيط سيستم شامل تمامي عناصر بيرون از محدوده سيستم هستند که بر رفتار سيستم و اجزا دروني آن تاثير مي‌گذارند. در واقع مرز سيستم مجموعه‌اي از عناصر سيستم است که علاوه بر عناصر دروني سيستم عناصر محيطي نيز در تعيين رفتار آنها نقش دارند.

شکل 2-4: نمايي از سيستم و عوامل محيطي موثر بر آن

محيط سازمان فضايي را ايجاد مي‌کند که سازمان ضمن تامين منابع مورد نياز خود از آن، توليدات خود را به آنجا صادر مي‌کند. البته به غير از تامين‌کنندگان مواد اوليه و مشتريان عوامل ديگري نيز در محيط سيستم‌ها وجود دارند که همگي بر کارکرد سيستم‌ تاثير مي‌گذارند. مجموعه تمامي عوامل فوق را فضاي کسب و کاري نيز مي‌نامند. اين فضا مي‌تواند زمينه مناسبي را براي رشد و توسعه کسب و کارها فراهم سازد که در آن صورت يک فضاي کسب و کار پيش‌برنده محسوب مي‌شود. اما ممکن است فضاي کسب و کاري مانع رشد و توسعه کسب و کارها باشد، که درآن صورت يک فضاي کسب و کاري بازدارنده محسوب مي‌شود. شکل شماره 2-5 عوامل محيطي ايجاد کننده فضاي کسب و کار را به سه گروه عوامل خرد، مياني و کلان تقسيم‌بندي کرده است.

شکل 2-5. دسته‌بندي عوامل محيطي سازنده فضاي کسب و کار

لازم به ذکر است که ابزار اصلي مديريت براي مواجه شدن با محيط سازمان، مديريت استراتژيک ناميده مي‌شود. پيشرفت اين دانش مي‌تواند ابزارهاي مناسبي براي کنترل بيشتر بر محيط سازمان در اختيار مديريت قرار دهد. اما در زبان سيستمي، طرق مختلفي که مي‌توان در برابر محيط عکس‌العمل نشان داد عبارتند از:

تعمير و نگهداري؛

دفاع؛

رشد.

2-6-1 نگهداري و تعمير:

مجموعه‌ کارهايي است که سيستم در درون خود براي حصول اطمينان از انجام صحيح وظايف، از طريق راه‌هاي درست و مناسب انجام مي دهد. برخي از سيستم‌ها واحد‌هاي تخصصي نگهداري و تعمير دارند. تجزيه و تحليل سيستم نيز در شمار وظايف نگهداري و تعمير قرار مي‌گيرد.

2-6-2 دفاع:

هر سيستم هدف‌هايي دارد که ممکن است با اهداف ساير سيستم‌ها در تضاد باشد. تلاش سيستم‌ها براي کسب منابع ضروري نيز تضاد‌هايي را در بين آنها ايجاد مي کند که منجر به بروز رقابت در بين آنها مي‌شود. به اين ترتيب ممکن است يک سيستم از ديدگاه ساير سيستم‌ها به منزله يک منبع در نظر گرفته شود. بنابراين لازم مي‌شود تا سيستم از موجوديت خود دفاع نمايد. اين فعاليت‌هاي دفاعي در طول مرز سيستم و يا نزديک آن انجام مي‌گيرد.

2-6-3 رشد:

رشد سيستم در مرز سيستم و ماوراي آن رخ مي‌دهد. سيستم وقتي رشد مي‌کند به تعداد عناصر آن افزوده مي‌شود. که خود متضمن برقراري رابطه با اين عناصر جديد است. در واقع سيستم‌ها با برقراري رابطه بين عناصر دروني خود و عوامل محيطي رشد مي‌کنند. رشد زماني تحقق مي‌يابد که منابع اخذ شده از محيط به‌صورت مفيدي در سيستم مصرف شوند.

2-7 سيستم‌هاي باز و بسته:

براساس رابطه با محيط، سيستم‌ها را مي‌توان به دونوع کلي سيستم‌هاي باز و سيستم‌هاي بسته تقسيم‌بندي نمود. سيستم بسته سيستمي است که منابع ثابتي را که به يکباره از محيط دريافت کرده، در اختيار دارد و ديگر هيچ انرژي از محيط دريافت نکرده و خروجي‌هاي خود را نيز به محيط نمي‌دهد. در کلي‌ترين تعريف سيستم بسته سيستمي است که هيچ ارتباطي با محيط خود ندارد. سيستم بسته به محيط‌اش وابسته نيست و همه انرژي و منابع لازم براي ادامه کارش را در اختيار دارد. البته سيستم‌هاي بسته در دنياي واقعي بسيار نادرند.

سيستم باز سيستمي است که با محيط خود به تبادل انرژي و اطلاعات مشغول است. بعلاوه، سيستم‌هاي باز با دريافت اطلاعات (بازخور) از محيط عملکرد خود را نيز کنترل و تعديل مي‌نمايند. اين کار مي‌تواند بصورت خودکار يا با دخالت يک عامل خارجي مانند انسان انجام گيرد. باز يا بسته بودن سيستم يک مفهوم نسبي است که بهتر است آن را بروي يک پيوستار درنظر گرفت که از سيستم کاملاً بسته به سمت سيستم کاملاً باز حرکت مي‌کند.

سيستم‌هاي باز داراي ويژگي‌هايي هستند که برخي از مهمترين آنها عبارتند از:

آگاهي نسبت به محيط؛

سيستم باز از وجود محيط و وابستگي خود به آن آگاه است. سيستم‌هاي باز مرزي دارند که آنها را از محيط‌شان جدا مي‌سازد.

بازخور؛

سيستم‌هاي باز با دريافت بازخور از محيط عملکرد خود را مديريت کرده و رابطه خود با محيط را نيز تنظيم مي‌کنند.

آنتروپي منفي؛

واژه آنتروپي حاکي از تمايل سيستم‌ها به حرکت به سمت کهولت و پيري و بي‌نظمي است. سيستم‌هاي بسته به مرور زمان از هم گسيخته مي‌شوند زيرا انرژي جديدي از محيط دريافت نمي‌کنند. اما سيستم‌هاي باز انتروپي منفي دارند. زيرا انها مي‌توانند خود را ترميم مي‌کنند. اين سيستم‌ها حتي مي‌توانند با وارد کردن انرژي بيشتر رشد و توسعه يابند.

ثبات و پايداري؛

سيستم‌هاي باز براي جلوگيري از بي‌نظمي و رشد بي‌رويه در کسب انرژي از محيط، سعي مي‌کنند تا تعادل را در تبادل انرژي با محيط حفظ نمايند. اين مساله مانع رشد سريع و بي‌رويه سيستم شده و در آن ثبات و پايداري ايجاد مي‌نيستمي است که هيچ ارتباطي با محيط خود ندارد. سيستم بسته به محيط‌اش وابسته نيست و همه انرژي و منابع لازم براي ادامه کارش را در اختيار دارد. البته سيستم‌هاي بسته در دنياي واقعي بسيار نادرند.